Nghệ thuật giao tiếp hiệu quả theo quan điểm của chuyên gia Stanford

Theo Giáo sư Matt Abrahams của Đại học Stanford (Mỹ), chìa khóa để giao tiếp thành công không nằm ở việc làm cho bản thân trở nên ấn tượng, mà ở khả năng xây dựng kết nối qua sự tò mò và quan tâm chân thành.

Giáo sư Abrahams hiện dạy khóa học "Giao tiếp chiến lược" trong chương trình thạc sĩ quản trị kinh doanh trị giá 250.000 USD tại Đại học Stanford. Ông cũng là người sáng tác cuốn sách nổi tiếng về các kỹ thuật giao tiếp có tựa "Think Faster, Talk Smarter".

Trong một chương trình podcast, giáo sư Abrahams chia sẻ rằng bài học quan trọng nhất của giao tiếp là xây dựng những mối liên hệ thật sự thay vì luôn muốn gây ấn tượng. Ông kể lại một anecdote về lúc mình đứng bên cạnh một người hoàn toàn陌生 tại quầy buffet trong một sự kiện: im lặng thì cảm thấy ngại ngùng, nhưng lại không biết bắt đầu cuộc hội thoại như thế nào.

Sau khi quan sát môi trường xung quanh, ông quyết định nói một câu nhận xét hài hước: "Chắc là tôi đã bỏ lỡ thông báo yêu cầu mọi người mặc đồ màu xanh". Người bên cạnh cười, nhìn quanh phòng rồi phản hồi lại. Từ đó, cuộc trò chuyện diễn ra tự nhiên và họ trở thành bạn bè suốt nhiều năm.

"Đa số mọi người lầm tưởng rằng để tán gẫu giỏi, họ cần phải là người thú vị. Sự thật là, những gì khiến người khác thích bạn chính là khi bạn thực sự quan tâm đến họ", ông nhận định. Dựa trên kinh nghiệm dạy học và nghiên cứu, chuyên gia Stanford đã đưa ra một số lời khuyên để nâng cao kỹ năng này.

Giải phóng tư duy để lắng nghe tốt hơn

Khi đang trò chuyện, nhiều người liên tục tự trù định những suy nghĩ tiêu cực như: "Lời nói này có vô duyên không?", "Họ có cảm thấy tôi nhàm chán không?". Việc tập trung quá nhiều vào bản thân dẫn đến không còn không gian tư duy để lắng nghe và đáp lại một cách tự nhiên.

Giáo sư Abrahams mô tả một bài tập anh giao cho sinh viên: Chỉ vào một vật dụng bất kỳ và cố tình gọi sai tên của nó. Một sinh viên đứng trước chiếc ghế trong thời gian dài mà không nói được gì. Cậu giải thích rằng anh ta định gọi ghế là con mèo, nhưng vì cả hai đều có bốn chân nên anh ta còn do dự không chắc đó có phải là sai hay không. Theo nhận xét của giáo sư, rất nhiều người có thói quen suy xét quá kỹ từng từ ngữ trước khi nói, khiến cuộc đối thoại trở nên không tự nhiên hoặc gặp trở ngại.

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể để tạo thiện cảm

Những ấn tượng ban đầu phần lớn được hình thành từ các tín hiệu không phải là lời nói, bao gồm cách nhìn, biểu cảm khuôn mặt, tư thế cơ thể và cách phát âm. Khi tiếp xúc với những người lạ, ông khuyến cáo nên giữ một tư thế thoải mái và cởi mở, tránh khoanh tay lại, không cúi xuống nhìn điện thoại, duy trì sự giao tiếp bằng mắt kết hợp với nụ cười nhẹ và những cái gật đầu.

Chuẩn bị sẵn các chuyện tình cá nhân

Để tránh tình huống câu chuyện cạn kiệt, những người muốn giao tiếp hiệu quả nên sẵn sàng năm loại câu chuyện khác nhau: một câu chuyện thể hiện các giá trị sống của bạn; một trải nghiệm thất bại hoặc xấu hổ; một thời điểm ghi nhận sự thay đổi lớn; một thử thách khó khăn mà bạn đã vượt qua thành công và một sự kiện giải quyết vấn đề xuất sắc.

Giáo sư Abrahams minh họa bằng ví dụ về cặp vợ chồng anh hay có bất đồng vì cách vắt tuýp kem đánh răng. Câu chuyện bé nhỏ này có thể phát triển thành những cuộc thảo luận sâu hơn về sự tôn trọng lẫn nhau hoặc những khác biệt trong mối quan hệ hôn nhân. "Tán gẫu không giống như chơi quần vợt, nơi bạn cần phải tung ra những cú đánh hoàn hảo. Nó giống như trò đá cầu, mục tiêu là giữ cho quả cầu tiếp tục bay và không rơi xuống", ông diễn giải.

Kết thúc cuộc hội thoại một cách lịch sự

Nhiều người thường kết thúc một cuộc trò chuyện bằng cách đưa ra những lý do thoát nước như "Tôi đi lấy nước" hoặc "Tôi phải vào nhà vệ sinh". Giáo sư Abrahams gợi ý một phương pháp gọi là "quy tắc cờ trắng" bằng cách báo hiệu trước ý định của mình. Người nói có thể sử dụng câu mở đầu như: "Nói chuyện với bạn rất vui, nhưng sắp tới tôi cần phải đi chào một người khác", hoặc có thể kết thúc bằng một câu hỏi: "Trước khi tôi rời đi, chuyến du lịch bạn vừa nhắc đến là ở quốc gia hay đảo nào nhỉ?".

Phương pháp nói nhanh trong các cuộc họp đột ngột

Khi phải trình bày ý tưởng trong những cuộc họp không được chuẩn bị, giáo sư sử dụng một khuôn mẫu ba phần: What (Cái gì đã xảy ra?), So What (Tại sao điều này lại quan trọng?) và Now What (Chúng ta cần phải làm gì tiếp theo?).

Ví dụ, khi báo cáo về tiến độ dự án, người trình bày có thể nói: Chúng tôi đã thu thập được 200 phản hồi từ khảo sát người sử dụng (What), với mức độ hài lòng đạt 85% cho thấy chiến lược của chúng tôi đi đúng hướng (So What) và đội ngũ sẽ bắt tay vào việc cải thiện giao diện người dùng trong vòng hai tuần tới (Now What). Khuôn mẫu này đảm bảo rằng ý tưởng của bạn vẫn logic và mạch lạc kể cả khi bạn cảm thấy căng thẳng.

Theo nhận định của giáo sư Abrahams, hầu hết những người đối diện không phân tích chi tiết từng câu nói như người nói thường lo lắng, họ chỉ đơn giản muốn được lắng nghe và cảm thấy có kết nối với bạn.